Foi publicado o Ajuste SINIEF Nº 2 DE 11/04/2025 que padroniza a guarda dos arquivos “XML” – (Extensible Markup Language) dos documentos fiscais eletrônicos, que estabelece critérios e procedimentos sobre temporalidade e destinação de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) sob responsabilidade da Receita Federal, dos Estados e do Distrito Federal.
Quais as mudanças?
Estabelece que o prazo padronizado de guarda dos DF-e será de 132 meses (11 anos). Esse prazo será contado a partir da data de autorização do documento fiscal eletrônico.
Isso representa um avanço na padronização nacional, trazendo mais segurança jurídica e previsibilidade para empresas e entes federativos.
O novo prazo de guarda é voltado aos seguintes documentos eletrônicos:
NF-e
CT-e e CT-e OS
MDF-e
NFC-e
BP-e
NF3e
GTV-e
DC-e
NFCom
Importante lembrar que as tabelas de controle utilizadas na autorização dos DF-e não podem ser expurgadas.
Cada UF (Unidade Federativa) poderá definir a tecnologia de armazenamento, desde que respeitado o prazo mínimo. O tempo para recuperação dos documentos exigidos pelos órgãos competentes poderá ser proporcional à data de sua emissão. O ajuste produz efeitos a partir do 1º dia do mês subsequente à sua publicação, ou seja, 01/05/2025.
A nova regra não se confunde com a “prescrição tributária” que permanece os 5 (cinco) anos prevista no art. 174 do CTN (Código Tributário Nacional), ou seja, a nova regra é somente para fins de guarda dos Documentos Fiscais eletrônicos emitidos que passará de 5 (cinco) para 11 (onze) anos.
Portanto é um bom momento para revisar políticas de armazenamento, compliance e infraestrutura de dados fiscais.
