Imagine uma empresa que precisa emitir uma Nota Fiscal de Serviço eletrônicas (NFS-e) mas a internet está fora do ar.
Existem casos em que o cliente não pode esperar a internet voltar ou até mesmo que ele não retorne ao local. É nesse momento que entra o Recibo Provisório de Serviços (RPS).
Por esse motivo, é tão importante entender o que é RPS e como ele funciona, principalmente se as vendas acontecem fora de um local com internet, em que é necessário entregar a nota fiscal rapidamente ao consumidor.
O que é o Recibo Provisório de Serviços?
O RPS é um documento intermediário à geração da NFS-e, ou seja, pode ser entregue ao cliente de forma mais rápida.
Mas é importante lembrar que esse documento deve ser convertido em documento fiscal dentro do prazo estabelecido por cada município.
A criação desse tipo de documento tem como objetivo evitar que o dono do negócio tenha problemas com o Fisco e ainda pague juros e multas por não ter emitido o documento dentro do prazo.
Vale destacar que o RPS é um documento numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a empresa e outra para o prestador do serviço.
O que deve constar no RPS?
Nesse documento deve constar:
Dados do comprador;
Informações sobre o serviço prestado;
CNPJ da empresa
Como obter o RPS?
O Recibo Provisório de Serviço deve ser solicitado na prefeitura em que o serviço foi prestado.
Não há um modelo padrão de recibo no país, logo, o documento pode variar de acordo com as exigências legais de cada município.
Outro ponto importante é que esse recibo deve ser sempre numerado sequencialmente e impresso com todos os dados para ser convertido em NFS-e, principalmente CPF ou CNPJ do tomador de serviços.
Quando se fala sobre ser numerado sequencialmente, é porque o RPS possui uma série, que varia de acordo com cada prefeitura, e um número de lote, controle de quantidade de notas que foram emitidas por CNPJ.
Dessa forma, qualquer erro ao preencher esses campos, pode impedir que o dono do negócio emita corretamente as notas ou que elas sejam rejeitadas.
Todas as prefeituras permitem o uso de RPS?
Não são todas as prefeituras que permitem o uso desse documento e algumas ainda exigem que a geração da NFS-e seja imediata.
Por outro lado, a maioria das prefeituras que faz a emissão automática de NFS-e (via webservice) exige o uso do Recibo Provisório de Serviço antes de gerar o documento fiscal.
Nesse cenário, o RPS é convertido em NFS-e pela prefeitura depois da solicitação de emissão.
Vale destacar que cada prefeitura tem autonomia para desenvolver seu próprio layout de XML e o dono do negócio precisará implementá-lo corretamente em seu software para cada cidade em que possui clientes.
Como é feito o envio do RPS?
O envio do Recibo Provisório de Serviço pode ser feito de maneira síncrona ou assíncrona, ou seja, uma ocorre em tempo real e a outra não, respectivamente.
Quem vai determinar essa forma de envio é o sistema da prefeitura, por isso, é importante que o software esteja preparado para emitir das duas formas.
Envio síncrono
Ao enviar a nota de forma síncrona, o empreendedor terá um retorno “imediato”, na conexão utilizada no envio, da SEFAZ com a situação da nota.
Além disso, é possível obter também o XML autorizado e o PDF para impressão.
Envio assíncrono
Esse envio é mais lento, pois passa por duas conexões separadas.
Na primeira, o empresário deixa seu XML com a prefeitura e recebe um número de recibo. Em seguida, com esse número, ele abre outra requisição à prefeitura para descobrir a situação daquela nota.
O RPS substitui a NFS-e?
Não, o Recibo Provisório de Serviço, como o próprio nome diz, não deve substituir a nota fiscal.
Este comprovante surgiu para evitar que incidentes e situações de emergência atrapalhem a emissão de NFS-e.
Por meio dele, o empresário cumpre os prazo para gerar os documentos fiscais e não sofre com penalizações legais.
Quando converter o RPS em NFS-e?
Quanto antes realizar a conversão, melhor.
Geralmente, as prefeituras estipulam um prazo para esse procedimento ser realizado, mas é interessante fazê-lo o mais rápido possível.
Esse período varia de acordo com cada órgão, mas, de maneira geral, são entre 5 e 10 dias, não podendo ultrapassar o dia 5 do mês subsequente ao da prestação de serviços.
Por consequência, é importante respeitar os prazos estabelecidos para não sofrer punições que possam prejudicar o negócio.
Para saber dos prazos, o dono do negócio deve acessar o sistema do órgão municipal que vincula o RPS à respectiva NFS-e e enviar o arquivo em XML ou texto.
Conclusão
Por meio desse material, foi possível descobrir a importância do Recibo Provisório de Serviço e de que forma esse documento pode ajudar o empresário em momentos de urgência.
Além disso, o leitor pode descobrir a necessidade de estar atento às regras do RPS de acordo com cada município para que assim não sofra qualquer tipo de prejuízo.
